第一条 原则

1.本规定适用于所有与广东省麦田教育基金会（以下简称“基金会”）相关的采购行为。

第二条 采购人的规定

1.文件递交及票据核销：统一由项目采购人负责，其他人员递交视为无效。

第三条 三方询价和招标要求

1.采购工作包括编制采购合同、三方询价、确定合格供货商、签订采购合同（或订单）、招投标等内容。

2.项目采购计划和项目采购进度计划应在采购工作进行之前由项目负责人编制。

3.采购主要采用询价谈判和市场采购两种方式。

4.初次采购物资总额在人民币10000元以上（含10000元），需走三方比价流程。

4.1采购负责人询价三个供应商，其中必须包含最少一份电商平台报价（京东、天猫等，附带商品信息及链接）作为对比。

4.2负责人整理三份不同供应商的报价后连同“采购合同”提交至企业微信。

5.初次采购物资总额在30万元以上，需通过公开招标流程的形式确定合作供应商。

5.1通过在基金会对外官方渠道包括不限于论坛，公众号发出招标信息，应标方在指定时间提供应标所需文件。

5.2由基金会秘书处按要求完成竞争性谈判、评标，确定中标人后发出中标通知书，并在基金会论坛、公众号公示合格的中标人资料。

6.采购负责人应制定相关的验收计划，组织具备相应能力的验收人员（包括志愿者、助学点教育局或者学校老师代表等）根据采购协议、产品标准规范的要求进行采购内容的验收工作。

第四条 审批权限及流程

1.采购立项申请说明

1.1采购立项申请主要是简明阐述采购原因，计划，相关负责人、金额等信息，作为相关部门审核采购行为合理性依据。

1.2采购立项申请渠道：企业微信，审核：遵从广东省麦田教育基金会财务管理制度关于支出的规定，相关审核人员须在收到申请后5个工作日内回复是否批准采购。

1.3所有相关流程申请人必须通过企业微信同步相关人员。

1.4相关文件准备：除企业微信规定填写的信息，申请人需拟定好采购合同电子版、供应商资质文件、三方比价表（达到比价要求的需提供）。

2.流程：

采购人在企业微信【款项申请】递交采购立项申请（同步抄送相关人）——财务部审核并配合完成相关文件手续——审批款项（遵从广东省麦田教育基金会财务管理制度关于支出的规定）——采购完成后依据票据核销。

第五条 合同、单据等管理要求

1.采购金额为人民币2000元或以上必须签订采购合同。

2.所有采购相关的资料（供应商报价、招标文件等）统一发至基金会指定邮箱caigou@mtjy.org。

3.采购行为结束后，相关负责人需按基金会财务规定及时完成款项核销工作。所有的单据（包含发票、合同、附件等资料）均需将原件（电子发票为打印件）寄回基金会秘书处进行财务核销和资料存档。

第六条 防止舞弊等行为的规定

1.采购行为如不能按照基金会采购规定和财务规定执行，基金会秘书处有权立刻终止采购，并停止支付所有款项。

2.采购行为属违规操作终止的，后续事宜将由基金会与相关方协商处理，如协商无果将通过法律途径解决，因此对基金会造成的损失，基金会保留对违规操作人员追究相关责任的权利。

第七条 附则

1.本制度由基金会秘书处负责解释，由理事会监督执行。

2.本制度自发布之日起执行。