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广东省麦田教育基金会印章使用管理规定

时间:2021-05-08


第一章  总 则

第一条 为加强广东省麦田教育基金会(以下简称“基金会”)印章管理,保证印章使用的合法性、严肃性,确保印章使用安全、规范,根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》、《基金会管理条例》和《广东省麦田教育基金会章程》,特制定本规定。

第二条 本规定适用于基金会制发的公文;基金会与合作方签署的各类协议书、合同等契约,拨款通知单、借款单,各类报表和有关财务审批事项;以基金会名义对外提供的各种材料、资料、数据;以基金会名义颁发的荣誉证书、奖状等证明文书以及经基金会领导批准的其他用印事项。

第三条 本规定除适用于实物印章外,同时适用于基金会电子印章的使用管理。电子印章经批准使用后,由理事长指定专门人员用专门的方式进行加盖。

 

第二章  印章的保管

第四条 所有印章由理事长审核同意指定专人负责保管。未经基金会理事长许可,不得转交他人保管、使用和带出。

第五条 印章应保存在保险柜中,原则上不允许带出办公地点,平日随用随锁,假日加封。按时检查保险柜有无异样,若发现意外情况应立即报告。

第六条 印章原则不允许携带外出,如遇特殊情况需持印章外出时,应按审批程序由相关负责人初审,秘书长复核,理事长终审同意后,填写《印章借用申请表》,方可出借。必须两人以上一起在借用登记表上签字,并由两人共同前往。借章人员要对印章的安全负责,保证不丢失、不损毁、不错用滥用。印章外借期间由借章人员承担全部责任。

第七条 印章保管人员离职时,必须在有负责人在场的情况下办理印章的移交手续。印章管理人变动时,应及时办理交接手续,填写《印章交接清单》。

第八条 印章保管人员要坚持原则,遵守保密规定,严格按制度用章。严防遗失、盗盖事件发生。印章使用责任人(签字人)对印章负有经济、行政、法律责任。

第九条 印章如不慎丢失,要及时采取适当方式声明作废,并按照有关程序和要求重新刻制。同时,当事人须承担相应的经济责任。

 

第三章  印章的使用

第十条 印章使用实行登记签批制度,凭签发人的签字用印。印章使用前,由经办人填写《印章使用审批单》,并经相关负责人进行审核,秘书长同意,理事长核准后使用。审批人对文本加盖印章后的一切经济损失和法律义务负主要责任,印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存。

基金会制发的公文需由基金会合规部报秘书长签发,并上报基金会理事长;超过10万元的捐赠资金等协议书和各类合同用章重要事项由理事长批准;日常报表、一般财务审批事项由秘书长审批,重要报表、重要财务审批事项由理事长审批;以基金会名义对外提供、上报上级的各种材料、资料、数据等由理事长审批。

第十一条 印章管理人要树立高度的责任心,保证印章使用的安全。印章管理人应审阅了解用印内容,不得盲目用印,更不得委托他人代为盖章。

第十二条 使用印章时,盖章位置要准确、规范,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖。

第十三条 不得为他人或合作单位提供印模。

第十四条 凡是与合作单位签订合同、协议等内容中涉及法律与经济责任的,须经合规部、财务部统一核稿、法律顾问认可后,报秘书长审核,经理事长批准后方可加盖基金会印章。

第十五条 印章管理人对用印有监督权,对不符合手续或不合法的用印以及不正当的用印有权拒绝。

第十六条 公文用印应带原稿,按规定份数盖章,多余份数不予盖章。介绍信存根填写内容必须和所开介绍信填写的内容一致,严禁在空白信笺或空白介绍信上用印章。

第十七条 需要制作印模批量用印时,除履行规定的手续外,印章管理人员应负责印模制作监督及用后及时收回、按规定进行销毁。

第十八条 各专项基金用于签署理事会、秘书处通过的需要办理的事项、人员往来和联系业务的证明,用印必须经秘书长签字,理事长复核,不得代表基金会对外用章、签署具有法律责任的文件。

第十九条 各专项基金凡对外签订的各种合同、协议,必须使用基金会印章,需经秘书长审核,报理事长核准。

第二十条 以各专项基金等名义对外的联络,其编号文件、报告、公函等常规公文,必须向基金会合规部报备后按程序批准方可使用印章。

第二十一条 用印过程中发现疑问和问题,应先暂停用印,及时上报秘书长处理。

第二十二条 未经相应批准程序使用印章或伪制印章,要追究当事人的相应责任;造成严重后果的,要提请有关机关追究当事人的法律责任。

第四章  印章的封存与销毁

第二十三条 对暂停用的印章由基金会合规部封存。旧印章在更换时上交,或经理事长批准后销毁。

第二十四条 印章因机构撤销或因质量问题无法正常使用及其他原因需废用的,应将印章送基金会主管部门登记注销。

第二十五条 销毁印章,须留印模,经基金会理事长批准,由二人监销,任何人不得自行处理。

第五章  附则

第二十六条 本规定由广东省麦田教育基金会负责解释。

第二十七条 本规定自公布之日起执行。