一、账户管理

1、以个人名义开立的银行账户：每个分社/团队由召集人负责提供银行账号（如召集人因特殊情况不能提供银行账号的可授权给五人团队其中一员，并附授权书一份）(附件一)扫描身份证及银行卡，提交给总社存档。应签署个人承诺书，承诺账户为分社团队专用，需写承诺书一份（附件二）。

2、每个分社/团队都开通网银，账号及登录密码提交给总社财务部，以供财务人员核对分社/团队财务收支及余额；

3、每个分社/团队都开通支付宝账号，绑定到分社账号，通过支付宝收支，可节省手续费用；

4、每个分社/团队的账号都绑定负责人手机，开通手机服务，及时掌握银行账户收支情况。

5、分社账号不能在论坛公布，扫描对账单，上传凭证等应将账号抹掉几位。

6、实行存折与密码分开保管，存折由会计保管（无会计由五人团队中负责助学人员保管），密码由出纳保管。

二、财务往来管理

1、分社/团队的账户，只能用于接受总社的活动费用拨款及项目资助款接收和支出，除此以外，不可接受其他任何款项。所有捐款均须汇入麦田教育基金会账号；

2、分社/团队备用金在账户里不能超1000元。每月的30号分社/团队把次月各个活动的资金预算项目书邮件方式发给秘书长\财务审批，审批通过即拨款项，按实际金额拨付,分社/团队在活动结束后一周内把所有的支出的票据寄回基金会入帐;学生资助款请分社/团队在发放资助款的一周前申请拨款，财务部收到申请书的二个工作日内拨款 ，资助款发放后一周内把所有学校收条寄回基金会入帐；如旧账未清新款不考虑审批。

3、分社/团队财务每月10日前在论坛帖发布当月收支明细，上传所有凭证电子版，及银行账户余额截屏，或银行打印的对账单。

三、分社/团队资金的管理

1、活动负责人\采购物资人员凭合法的票据进行报销；发票、收据的抬头应写“广东省麦田教育基金会”全称。           

2、财务人员需对票据进行审核；

3、不真实、不合法的凭证，拒绝办理；

4、计算不正确，内容不完整的票据，应退回更正补齐，重新审批；

6、伪造和涂改的原始凭证除拒付外，还应扣留凭证并报告五人团队小组；

7、分社\团队财务人员应当建立健全现金、银行存款账目，逐笔记载现金、银行款项支付。做到每次活动完结清账目，续完善。

四、收入的管理

1、收入管理应严格遵循真实性、完整性、及时性和可复核性原则，并清晰记录收入来源的具体信息；

2、各种义卖、筹款等活动的现场必须有两人以上参与收款工作，义卖须列明义卖物品资料，标注义卖品种、数量、金额、捐款金额、捐赠项目等内容，义卖收入须由两个以上的人在义卖资料单上签名，以起到监督、牵制的作用。其他筹款活动门票、拍卖款、现场捐款等，必须编制适用表格，做好清晰的记录；活动筹资由专人负责捐款箱，并在活动结束后不少于2人当场清点，开出捐赠收据并签字确认；

五、支出的管理

1、活动费用的支出

1)预算内的活动正常费用由所属活动负责人签字报销：

2)费用经手人在发票的后面签名，如果多张发票在金额最多的票据签名；

3)在费用报销单上写明报销的内容、总金额及报销日期，并在报销单据上签名确之认以上内容的真实；

4)证明人签名（以此证明所以支出的真实性）；

5)财务处复核签名（复核票据的合法性、准确性及对活动预算的确认）；

6)召集人\负责人审批签名（审核费用的真实性及活动预算的控制）

7)最后统一寄回“广东省麦田教育基金会”入帐。

其流程如下

填写报销单——证明人签名——财务处复核——召集人\负责人审批——寄回基金会

六、支出原始凭据

本细则遵循客观真实性、可靠性、清晰性、可复核性、完整性等财务理念原则。考虑到NGO组织财务事项的特殊性，对原始凭证的合法性只作合理要求如下：

1、原始凭据应当正式合法

志愿者在采购物资或出外办事应当取得税务机关监制的发票或财政部门监制的收据等正式合法的单据作为报销的原始凭据。工作人员不得以“可降低价格或费用”为由放弃索取正式合法的发票和收据。取得定额发票的，必须加盖收款单位公章或财务专用章，报销时并需详细注明事由；

2、原始凭据应当客观真实

志愿者在获取的正式合法的发票和收据，必须是真实的收款单位以真实的事由开具，不得用其他单位或其他事由的“正规发票”来做报销凭据（必须杜绝购买发票的行为，这方面可能会产生更加大的费用）。

3、特殊情况处理

如果收款单位（提供商品或服务的单位）无法开具正式合法的发票和收据，但可以开具普通收据，则要求其必须在收据上签署收款人姓名并加盖收款单位公章或财务专用章，必要时注明收款人地址、电话等，报销时并需详细注明事由。

如果收款方（提供商品或服务的单位或个人）无法开具正式合法的发票和收据，也无法开具普通收据，如：志愿者在各资助点农贸市场采购蔬菜、水果、小商店购买活动用品等，可用本广东省麦田教育基金会印制的自制收据以真实的收款方和事由填制，取得收款方签字和相关人员签字证明，尽可能注明收款人地址、电话等，报销时并需详细注明事由。

4、原始凭证应当完整清晰

财务支出的报销凭据不能笼统粗略，而应当完整清晰。如在酒店举办活动或培训，除要发票外，必须具有酒店结算明细单；报销餐费，需在发票后注明事由和用餐人；报销交通费，需要填制“交通费报销单”并注明事由和目的地；报销办公用品或活动物资材料等，需附超市小票或物品明细单（反映所购物品名称、数量、单价、金额）。

5、报销凭据应当准确可靠，相互一致

   志愿者在报销费用应当填制费用报销单，费用报销单与原始凭据（如发票与电脑小票、酒店结算单等）的内容应当相互一致，金额应当计算准确，相互钩稽。

6、报销凭据的填制应当规范

志愿者报销费用填制费用报销单时，应规范填写所属业务项目、日期、费用明细项目、摘要、金额等事项，如实反映支出的实际情况，并由报销人、证明人、审核人、批准人等签名完备。

7、工作人员报销费用填制费用报销单时，要在费用报销单抬头填上本次活动的主题，对费用细项的分类应当符合活动预算书及财务核算的要求

8、填有大写和小写金额的凭证，大小写金额必须相符，在金额数字前必须有“人民币”或“￥”字样，填写须用规范字；金额未到分的，后面要加“整”字，金额与“人民币”或“￥”字之间不得有空隙。

9、报销凭据的填制应当清晰工整，如有改正须有经手人和证明人签名；凡是经过涂改、挖补和大小写金额不符的凭证一律视为无效。

10、原始凭据遗失处理

如果原始凭证遗失，不于报销。

七、广东省麦田教育基金印制的普通、自制收据的管理

1、普通、自制收据应当有连续的编号，收据应由基金会财务部登记后加盖财务专用章（公章）后方可使用；各分社\团队在收据启用前，应先检查是否缺号、缺联、重号等情况，如有问题应立即停用该本收据，并及时通知基金会财务。

2、分社/团队领取收据后应用excel表格做登记并编号保存，志愿者需用时到财务处作登记领取；

3、收据应当由出纳或指定人员开出并签字确认；

4、志愿者使用完的收据必须归还财务保管，财务在收到志愿者使用完的收据时，须检查收据内联是否完整无缺，开具的内容和金额是否准确无误等，检查无误后妥善保存。

5、填写错误的收据不得撕毁，保留收据的完整性与连续性；

6所有关票据的填写必须填写规范、完整，准确，业务内容填写清晰，大小写必须一致，金额填写不得涂改；

7、一本收据用完，应将其存根联及时的交给基金会财务部核销才能办理再次领用；

8、分社/团队使用的收据可以一次性申领一本，由基金会财务部登记后统一发放给各分社/团队。

（一）收据填写必须内容完整，字迹清晰工整，印章齐全。

（二）如填写错误，应另行填开，填错的收据应加盖作废戳记或手写作废，保存其各联备查，严禁涂改、撕毁、若是手写收据不得拆本使用。

（三）不得以红字书写

库存表格

捐赠收据的指引:

八、所有日记帐的格式要求：

1)所有日记帐excel数据填写的格式统一：

A.字体：Arial

B.字号：10号字 ；

C.文字类文本统一靠左 ；

D.数字统一靠右，且需设置分隔符 ；

E.保持两个小数位；

F.设有边框；

G.凡是汇总的数字，不能手动输入，必须设置公式自动生成；

麦田计划分社财务管理细则于二零一三年一月一日实施